W realiach stosunków gospodarczych pomiędzy przedsiębiorcami podstawowym dokumentem potwierdzającym stosunki gospodarcze jest faktura VAT. Chociaż faktura VAT jest podstawowym dokumentem potwierdzającym transakcję, często strony stosunku prawnego pomijają pewien drobny element, który może okazać się niezwykle cennym narzędziem w przypadku sporu prawnego– potwierdzeniu odbioru faktury. Zwykle faktura VAT jest wystawiana razem z dokonaną sprzedażą lub zrealizowaną usługą i jest przesyłana lub doręczana wraz z dostawą nabywcy towarów lub usług. W aktualnym stanie prawnym żaden przepis prawa nie nakłada obowiązku pobierania od odbiorcy faktury potwierdzenia jej otrzymania. Czy to oznacza, że jest ono bezwartościowe? Wręcz przeciwnie!
Gdy bowiem faktura zostaje odebrana przez odbiorcę towarów lub usług, a odbiorca potwierdzi fakt jej odbioru na drugim egzemplarzu tej faktury, w przypadku sporu prawnego o zapłatę sum objętych daną fakturą VAT potwierdzenie odbioru faktury przez nabywcę towarów lub usług stanowi cenne źródło dowodowe, pozwalające przyspieszyć ewentualne postępowanie sądowe i egzekucję roszczenia opartego o taką fakturę.
Zgodnie bowiem z art. 485 § 1 pkt 2 Kodeksu postępowania cywilnego, Sąd wydaje nakaz zapłaty w postępowaniu nakazowym, jeżeli fakty uzasadniające dochodzone roszczenie są udowodnione dołączonym do pozwu zaakceptowanym przez dłużnika rachunkiem. Jeśli zatem faktura VAT, wystawiona i doręczona kontrahentowi, zawiera potwierdzenie jej otrzymania i nie zawiera dodatkowych uwag, przyjmuje się, że dokument ten stanowi zaakceptowany przez dłużnika rachunek w rozumieniu przywołanego przepisu. Załączona do pozwu o zapłatę pozwala więc uzyskać nakaz zapłaty w postępowaniu nakazowym. Sam pozew o zapłatę w postępowaniu nakazowym podlega o 75% niższej opłacie sądowej – zgodnie bowiem z art.19 ust. 2 pkt 1 ustawy o kosztach w sprawach cywilnych, czwartą część opłaty pobiera się od pozwu spełniającego przesłanki do rozpoznania w postępowaniu nakazowym.
Dlaczego jest to istotne z punktu widzenia dochodzenia i egzekwowania roszczeń ze stosunków prawnych? Nakaz zapłaty wydany w postępowaniu nakazowym z chwilą jego wydania stanowi tytuł zabezpieczenia roszczenia objętego pozwem, który jest wykonalny bez konieczności jego uprawomocnienia i nadawania mu klauzuli wykonalności. Pozwala to na skrócenie drogi do zabezpieczenia roszczenia na mieniu dłużnika, który po doręczeniu mu pozwu mógłby podjąć kroki celem utrudnienia egzekucji przyszłego prawomocnego orzeczenia sądowego. W przypadku nakazu zapłaty w postępowaniu nakazowym często dłużnik dowiaduje się dopiero po rozpoczęciu czynności przez komornika sądowego w celu zabezpieczenia roszczenia na mieniu dłużnika, że toczy się sprawa sądowa, przez co ma bardzo ograniczone możliwości do ukrywania lub zbywania majątku na szkodę wierzyciela.
Prosty akt potwierdzenia odbioru faktury, choć nieobowiązkowy, może okazać się kluczowy w toku dochodzenia należności. Dbając o ten drobny szczegół, nie tylko można zabezpieczyć swoje interesy, ale także znacznie przyspieszyć proces dochodzenia roszczeń, oszczędzając czas, nerwy i pieniądze. Warto o tym pamiętać przy każdej kolejnej transakcji!